Искусство управления временем

Нехватка времени — настоящий бич нашего времени. И ярче всего она проявляется среди управляющих, менеджеров и руководителей. Давайте разберем основные проблемы, с которыми сталкивается менеджер, руководящий отделом.

  • Во-первых, очень часто менеджеры берутся за слишком много дел одновременно и, в результате, теряются во всех своих проектах. Каждый из проектов находится на разных стадиях, что-то надо проконтролировать, что-то выполнить, с кем-то договориться и поставить задачи...
  • Вторая проблема — работа не в своей роли. Менеджер сосредотачивается на задачах чужой роли и не успевает выполнять свои задачи, либо выполняет их, но гораздо хуже, чем мог бы.
  • И, наконец, третий, но не менее важный пункт — отсутствие умения выделять приоритеты. Когда менеджер не знает, что для него важнее всего на каждом конкретном этапе, он делает не то, что дает результат.

Что поможет управлять временем и вниманием?

Одним из ключевых секретов управления временем является управление вниманием. Именно из-за проблем с фокусировкой внимания и его распылением бывает сложно сосредоточиться на текущих задачах и важных делах. Если это ваш вариант — попробуйте следующее:

  1. Шаг первый: понимаем, куда распыляется внимание. Выделите время, сядьте и выпишите список всех своих задач и проектов. Если вам кажется, что вы написали все, не торопитесь, задержитесь на этом шаге еще немного. Вы обязательно вспомните парочку дел, которые забыли указать в самом начале.
  2. Шаг второй: расставляем приоритеты. Положите перед собой список из шага 1, и разделите задачи по степени их важности/ по приоритету. От самых важных и срочных до неважных и несрочных. В этом вам может помочь, например:
      • матрица Эйзенхауэра — пользуясь этой матрицей, вы распределяете ваши задачи и дела на четыре группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные. Чаще всего для подобного распределения используют квадрат, разделенный на 4 части, который позволяет наглядно увидеть, какие задачи забирают львиную долю вашего времени и внимания.
      • закон Парето: 20% приложенных усилий дают 80% результата. Закономерность работает и в обратную сторону: 80% усилий приводят к незначительной отдаче в 20%. Суть в том, чтобы направить внимание именно на те задачи, которые принесут максимальный результат. Все остальное можно делать по остаточному принципу, а от некоторых процессов и вовсе отказаться.

3. Шаг третий: фокусируемся и выделяем время на важное. Вот важные задачи выделены, вы полны решимости с ними разобраться, садитесь за работу и... Находите себя спустя час, зависающим в соцсетях или погребенным под ворохом “срочной, но неважной” документации. Чтобы такого не происходило, стоит помочь себе сосредоточиться на главном. Для этого существуют разные методы:

    • Помодоро — одна из самых популярных практик для управления временем. В чем ее суть? Это практика, которая помогает фокусировать внимание на выполняемой вами задаче. Для этого вам потребуется таймер и рабочая задача. Поставьте таймер на 25 минут и в этот период времени занимайтесь исключительно своим делом, не отвлекаясь ни на что другое. Чтобы проверить телефон, посидеть в соцсетях или отвлечься на другие задачи у вас будет 5 минут перерыва. Если задача требует больше 25 минут, то спустя 5 минут отдыха вы снова ставите таймер. Повторить необходимое количество раз. Кто-то работает другими временными отрезками: 50 минут работы, 10 минут отдыха. Выбирайте то, что подходит вам. На YouTube сейчас можно найти много прекрасных видео, которые разбиты по отрезкам Помодоро, возможно вам понравится этот вариант.
    • Таймбоксинг — одна из практик управления временем, в которой каждой задаче отводится определённый отрезок времени, что позволяет гарантировано создавать рабочий продукт за заранее отведенное время. Планирование того, сколько времени нужно потратить на задачу, прежде чем приступить к её выполнению, позволяет продумывать, как именно вы потратите своё время и над чем будете работать. Чтобы использовать эту практику, вам нужно заранее поработать со своим календарем и расписанием дел и отвести под конкретную задачу необходимое количество времени. Например, у вас есть проект, работа над которым должна быть закончена за две недели. Вы четко определяете свои задачи и прописываете в своем расписании, что будете работать над проектом каждый день с 9 до 12. А значит в это время вы не отвлекаетесь больше ни на что другое.
    • Приложения для фокусировки — Forest, Focus-To-Do и любые другие приложения для концентрации внимания для установки на телефон и компьютер, которые позволят вам сосредоточиться на одной задаче и не отвлекаться от нее, заглядывая в разные приложения и отвечая на сообщения.

Что-то пошло не так...

Вот вы выделили важные задачи, определили временные слоты, поставили себе кучу приложений для фокусировки... И это вам не помогло. Что делать? В таком случае стоит научиться управлять своим вниманием. Можно поискать информацию в интернете и попробовать предлагаемые там способы, а можно записаться на курс “Собранность” от ШСМ, который научит сознательному управлению вниманием на самых разных временных отрезках, с помощью компьютера.

Все получилось

Самое важное в любой работе, а особенно в работе менеджера и управленца — уметь четко выделять свои задачи и фокусироваться на их выполнении. Тогда работа будет приносить удовлетворение, а в жизни будет время не только для работы, но и для отдыха, потому что она не будет растягиваться на неопределенный срок.

Надеемся, что эта статья помогла вам найти причины ваших проблем со временем, и теперь именно вы управляете временем, а не оно вами.

Руководителю, у которого не хватает времени, веооятно, будет полезен закон “Обезьяны в клетке”. Если подчиненный зашел к руководителю со своей проблемой (обезьяной в клетке), он должен выйти из кабинета с твердой решимостью самому решить эту проблему (клетка и обезьяна вышли вместе с ним). Если же обезьяна (проблема) осталась в кабинете руководителя (на его шее), то руководитель, скорее всего, не мастер управления.