Применение интеллекта для поиска способов эффективной коммуникации

Периодически наблюдаю, что моя коммуникация с представителями из бизнес-подразделений нашей компании проходит неэффективно. Базово мы, конечно, договариваемся, но в некоторых моментах я остаюсь непонятым. Для понимания: общение происходит на английском языке.
Раньше я думал, что проблема в моем уровне языка (он и правда далек от очень-очень хорошего), но изучение глав про роли в курсе Системное саморазвитие позволяет мне посмотреть на эту проблему под другим углом. Банально, но кажется, я иногда ухожу в общение с коллегами на языке не их ролей :)
Если подробнее. Встречи, которые я провожу, нацелены на определение поведения проектируемой системы. Определение поведения во внешнем окружении (рассматриваем систему как черный ящик, ну почти). Но иногда, запрашиваемое поведение, не может быть/очень сложно реализуемо, из-за внутреннего устройства системы. И я пытаюсь обосновать сложность реализации поведения через объяснение внутреннего устройства системы (т.е. через объяснение принятых ранее архитектурных решений). А чтобы объяснить эти решения, приходится в такие дебри цепочек рассуждений уходить.. а еще и на английском языке. В итоге я остаюсь непонятым.
Получается, с коллегами не-инженерами системы, я начинаю разговаривать на инженерном языке. И проблема вовсе не в мастерстве общения на английском!
Как тогда решить эту проблему? Из рассуждений понятно, что надо перестать рассказывать внешним проектным ролями об устройстве системы. Но как тогда отбиваться от хотелок, которые не ложатся в концепцию системы (по крайней мере - в ее текущую версию)?
Язык внешних проектных ролей состоит преимущественно из таких понятий как: возможности системы, сроки запуска. Если "хотелки" (правильно - потребности), сложнореализуемы, то они просто напросто сдвинут сроки запуска системы. Бизнес получит ценность позже, чем мог бы. Но зачастую запуск системы даже с ограниченным набором полезного поведения во вне - это уже непоправимая польза бизнесу (в моем случае правильнее - операционным менеджерам). Поэтому здесь вполне могут работать волшебные слова вроде "сделаем, но попозже", "давайте запустим вот так, это уже облегчит нам жизнь", "мы возьмем это в скоуп второго релиза" с небольшим обоснованием, что это отсрочит нам запуск на Х недель, если делать сразу.

Да в общем-то оно почти всегда и работает, просто иногда я забываю про него. :)

P.S. а при чем здесь интеллект, можете спросить вы? При том, что неизвестная проблема была выявлена, описана и переведена в решаемую задачу. Согласно курсу Системное саморазвитие - это и есть поведение интеллекта. :)

если я верно понял из поста - отбиваться от хотелок удается т.ч. путем ограничения выбора количества хотелок