Хождение по Помодорам

Недавно услышал фразу, что в 40 лет тело напоминает о себе. До 40, ты как правило не чувствуешь его, оно есть, оно служит. После 40 оно начинает привлекать к себе внимание. Кто-то скажет: "Ну и что? Если требует внимание, удели...". А если ты работаешь из дома, а если ты собрался перевести семью в другую страну, а если ты не наёмный сотрудник, а, блин, предприниматель... Короче, никуда не денешься без фокусировки и управления своим временим, своим вниманием. Решено, следующий курс в ШСМ, после СС2021 — это курс "Собранность".
Однако этот пост про практику Помодора, как задание из последней, 12-й главы курса "Системное саморазвитие 2021".

Результаты от использования Помодора. Лестница, трафарет, гребешок, который расчёсывает заросли планов и авралов в задачах, делах, работах. Расчёсывает и делает прозрачным, наполняет воздухом, позволяет дышать полной грудью. Заметил, что начал планировать работы в помодорах. Оказалось это почему-то легче чем в часах. 

Кто-то спросит: «Как к этому пришёл?» Отвечаю:

Технология для Помодор

На данный момент решил использовать программу Focus to-do. При этом использую её для планирования дел в течение всего дня. В связи с этим учёт происходит не только "инвестиционного" времени, а в целом учёт дел/времени.
Это вторая итерация организации данных в трекере Focus to-do. Всегда требуется сначала попробовать, потом сделать выводы и всё переделать. На момент написания поста есть следующий свод принципов:

  1. В качестве проектов и задача записывать нужно названия проектов, а не ролей и целей, желаний. Именно проектов или задач. Это правило появилось после того, как прошёл в курсе темы, посвященные целевым системам и системам обеспечения.
  2. Всего выделил 3 папки, в которых организую проекты. Две из них посоветовали в курсе. Третью ввёл сам так как понял, что так будет удобней мне:
    1. в папке "на 2 недели" находятся проекты, которые закончатся в течение 2 недель. Это организует дела по срочности.
    2. в папке "на месяц и более" находятся проекты, которые:
      1. срок не определён. Не могу прикинуть срок их
      2. или срок на месяц и более.
    3. в папке "Отложенные" скидываю проекты, которые начались, но срок окончания стал неизвестен (раньше делал, а потом перестал). Продиктовано спецификой деятельности. Заказчик запросил "коммерческое", для этого требуется затратить время и изучить материал. Фиксирую задачу и отслеживаю помодорки. Однако после коммерческого может так оказаться, что заказ не вернётся, а может и вернуться. При этом время ответа на "коммерческое" может быть до 2 месяцев.
  3. Вставал вопрос наглядности "картины дня". Когда с утра планируешь, все задачи в программе, на закладке «Сегодня» лежат одной кучей. Это было не удобно, с чего начать и чем закончить не понятно. Понял, что тут решение лежит в плоскости "слотов времени". Пришлось заморочиться и разобраться в собственных слотах времени для 1 дня. Для этого взял за основу статью .... (честно скажу не нашёл сейчас, на неё была ссылка в одном из глав СС2021). Когда посмотрел на картину "слоты времени", сообразил, что можно использовать флажки приоритетов в программе для разноски по слотам времени в течение дня. Тем более что сама идея приоритетов мне никогда не было понятна. Говорят, что изначально приоритет всегда был один. Это мне понятно и отзывается внутри. И только лет 100 назад их вдруг стало возможным плодить много, что для меня выглядит как избыточная аналитика. Таким образом, исходя из результатов анализа сделанных слотов времени у меня получилось, что на рабочие проекты можно выделить только 2 "приоритета":
    1. Высокий приоритет - Слоты времени > Рабочее утро
    2. Низкий приоритет - Слоты времени > Рабочий день

Средний приоритет — это на прогулку и отдых в обед, или попутные дела. Без приоритета – это слот на семейный вечер.

  1. Кроме того, на курсе предлагают вести учёт именно инвестированного времени. В связи с этим у меня появилась дилемма: как можно это организовать. Задача весела около месяца, пока на днях не обновилась программа Focus to-do и я увидел, что отчётность (графики) затраченного времени можно группировать по тегам. Быстро смекитил, что нужно помечать тегом "Инвестирование" задачи, которые относятся к инвестиционному времени. Как следствие в конце недели всегда можно проводить анализ инвестированного времени с помощью отчётов.

Экосистема Apple для фокусировки

Но на этом вопрос фокусировки не остановился. В постах я читал, что для некоторых стояла проблема применения практики Помодора в связи с тем, что свой рабочий распорядок они не контролируют, встроены в рабочий процесс. У меня вопрос с одной стороны проще - сам себе организатор рабочего времени, работаю из дома. С другой стороны клиенты и сотрудники тоже "заходят в гости": телефон, мессенджеры, почта.... Всё это звенит, бренчит и всячески отвлекает, кидая булыжники в мой поток. Смысла я в такой ситуации не видел. И около месяца назад начал думать, что с этим нужно что-то делать.
Встали 2 вопроса: организационный и технологический. Организационный я решил простым объяснением для себя и для ближайшего окружения (коллеги, постоянные клиенты). Себе сказал, что я в любом случае перезваниваю всем в течение пару часов, а должность не такая что за красную кнопку отвечаю, подождут. Плюс если звонок плановый, то с расписанием сверяю. Что касается окружения, то одним сказал, что у меня периодически бывают совещания, так что всегда буду перезванивать после совещаний. Другим сказал, что мне иногда нужно работать головой, а не только на вопросы отвечать.

Второй вопрос, технологический требовал решения. В тот момент я вспомнил, что где-то пару месяцев назад компания Apple в момент очередного обновления macOS и iOS сделала хорошую вещь, которую назвала "Фокусирование". Она и раньше была, но в последнем обновлении это стало крутой вещью. До этого у меня никак руки не доходили в этом разобраться, но в связи с описанными выше интересами понял, что время пришло. И за 40 минут я разобрался что это и с чем это едят.
Если в трёх словах, то "Это супер весчь!", если поподробней, то:

  1. Режим работает как на телефоне, так и на компьютере. Включив его на одном устройстве, он работает на всех. Т. е. я выбираю режим «Работа» на маке, и телефон переходит в тихий режим. Здорово!
  2. Настройка режимов очень гибкая. Есть режимы, которые включаются по расписанию, например отход ко сну. Есть те, которые включаешь вручную. Есть те, которые включаются при запуске конкретного приложения, например при запуске читалки. Кроме этого, можно настроить какие уведомления показывать, а какие отключить, звонки от каких контактов пропускать, а какие глушить. Есть даже настройка, при которой если контакт настойчиво подряд 2 раза наберёт, то его всё равно пропустят. И так далее.

Короче, последнее время я всё больше убеждаюсь, что экосистема Apple это не только понты. Это красивые понты + очень продуманная технология для работы. Чего только стоят «Быстрые заметки», которые на уровне операционных систем реализованы купертиновцами.

Учет времени в конце дня и недели

Ну и конечно я уже давно понял, что сама затея учёта времени ничего не стоит, если ты не используешь её как элемент общего процесса управления. Поэтому логичным результатом, да и причиной всего вышеописанного "мытарства" стал ежедневный учёт и еженедельный, ежемесячный анализ времени. Тут не могу сказать, что есть много наработок, так как весь процесс приходится адаптировать под себя. Но на данный момент вот, что есть:

  1. Планирование дня, недели и месяца происходит в единой среде. Основная составляющая среды - Обсидиан. Другие программы "встраиваются", используются как дополнение.
  2. Эффективность сейчас вижу в том, числе от того, что использую Focus to-do в рамках процесса общей личной цифровизации. Но об этом в отдельном посте.
  3. Для того, чтобы делать действительные и полезные выводы, принимать решения нужно время, несколько итераций. У меня пока не так много времени прошло и итераций. Поэтому сейчас собираю статистику, например решил вопрос с учётом инвестированного времени, как описал выше. После этого будем думать на что это будет влиять.

Шоколадка за помодорки

Вопрос дисциплины. Даже когда ты один, а может и тем более, когда ты один, не всё так легко и однозначно в процессе освоения навыка. Живой пример: сидишь ты в своём состоянии потока, охр...неваешь от своего величия, при написания очередного опуса. И тут на тебе Focus to-do кукарекает о том, что пора отдыхать. Облом? Не то слово! Думаешь сейчас отвлекусь и потеряю мысль… Или вот-вот, ещё чуть-чуть и поставлю точку. А потом очнулся и видишь, что уже помодорки 3 у тебя ушло в задачу и без перерыва. А без перерыва после 40-ка уже нельзя. Как я заметил выше, тело даёт о себе знать. Одним словом, нужна дрессировка себя. Решение тоже пришло само собой. Я люблю чёрный (горький) шоколад, процентов 75. Не могу сказать, что его часто ем, но месяц назад жуть как захотелось. Первую плитку съел за 2 присеста. После этого пошёл купил вторую и положил в углу кабинета. Теперь получаю по половинке дольки (не плитки), если встаю на 5-ти минутный отдых сразу по свистку Focus to-do.
Но и это конечно не всё. Находясь 2 года в "домашнем офисе" понял всю важность ритуалов. Например, в кабинете я ничего не делаю, кроме работы. Также для работы у меня есть отдельные очки, которые я не ношу в других комнатах, и не делаю в них работ по дому и т. д. Каждый день начинается с настройки себя и планирования. И я не думаю, что это костыли, или это как-то мешает. Нет, это практика, моя личная практика, которая постоянно оптимизируется и совершенствуется.