Введение

По стопам рассуждений о том, как объединять личные экзокортексы и корпоративные экзокортексы хочу дать обновление о своей практике ведения Картотеки. Именно так я её привык называть, именно так переводится Zettelkasten. Почему обновление? Я писал о том, как веду Картотеку в меру айтишном сообществе Vas3k. Club, клуб закрыт пейволом, но мой пост публичный, можете посмотреть.

С Картотекой я познакомился еще до ШСМ, как раз в том же Клубе. Уже потом в ходе изучения Системного мышления 2020, как части магистерской программы «Технологического предпринемательства» в МФТИ я узнал о технике мышления письмом и все звёзды сошлись.

Вот уже сейчас, читая курс Системного саморазвития я понимаю, что всё делал более-менее правильно. И по «варварски» брал и делал как мне удобно. Впрочем, так я и делаю до сих пор. Что-то из моих методов прижилось, что-то наоборот. Сейчас я много экспериментирую с предложеными в учебнике по саморазвитию техниками, и как раз об этом хочу здесь написать.

Не претендую на правильный способ. Просто хочу показать как я это делаю, комментарии приветствуются начиная от «А так можно было?!», и заканчивая «Никакая у тебя не Картотека».

Технологический стек

Сухая выжимка по применяемым технологиям, программному обеспечению, в частности.

1. Для «исчезающих заметок» я использую всё что попадётся под руку, чаще всего это:
   1. Telegram — в сообщения самому себе
   2. Joplin — когда времени написать заметку чуть больше чем пара секунд. Потому что можно написать сразу в Markdown’е
   3. Записки на полях в электронной книге.
   4. Ежедневная заметка в Obsidian. md
   5. В виде комментариев в интрнете, которые потом переношу в основные записи, если Анатолию Игоревичу можно, почему мне нет? 🙄
2. Для списка дел — Todoist.
3. Сама Картотека всё еще ведётся в Obsidian.md. Вот перечень используемых мной плагинов:
   1. Из «Core"-плагинов используются все, кроме: Templates, Slash commands, Editor status, Markdown format importer, Zettelkasten prefixer, Slides, Audio recorder, Workspaces, Publish и Sync.
   2. Advanced Tables — работа с таблицами в Markdown это боль, с этим плагином чуть-чуть полегче
   3. Note Refactor — очень помогает, когда надо разбить большую простыню текста на атомарные записи.
   4. Outliner — для более простой работы со списками.
   5. Templater — использую вместо базового Templates, так как даёт больше возможностей автогенерации — даты, дня недели, вставляет название файла в текст заметки
   6. Vault Statistics — для продуктивности самый бесполезный плагин, но я люблю собирать всякую статистику. Вот сейчас, когда пишу эту публикацию в моей Картотеке:
      • 2 669 заметок
      • 1 135 файлов
      • 6 039 ссылок
      • 70 471 слово (Что с учётом средней длины слова в русском языке в 5,5 символов всего лишь ≈387кЗнаков, до продуктивности Анатолия Игоревича далеко 😅)
   7. Wikilinks to MDLinks — в Картотеке я сохраняю внешние тексты тоже, удобно использовать, чтобы быстро заменить ссылки на внешине источники на внутренние Wiki-ссылки
4. TMetric — для отслеживания проинвестированного времени.
5. Google.Календарь — в него сваливается всё что можно, что заранее имеет дату исполнения. Со всех источников.

С личным экзокортексом всё. И в различное время использовались различные корпоративные экзокортексы: Bitrix24, Redmine, Teamworks и тысячи их. Дальше я расскажу, почему лично для меня это НЕ проблема.

Почему не используется Zettelkasten prefixer и Workspaces

В задачу плагина Zettelkasten prefixer входит создание префикса всем записям, как это делал Никлас Луман, по умолчанию это дата в формате ГГГГММДДЧЧИИ, где Г — год, М — месяц, Д — день, Ч — час, И — минута. Луман свои префикчы делал иначе — по порядку, если по порядку занято, то добавлял букву и так далее.

Так вот, делал он это не от хорошей жизни, а чтобы карточки не повторялись. Делать так в 21 веке, когда за уникальностью названия файла следит, во-первых, операционная система, во-вторых сам Obsidian, я считаю глупо. Я просто даю всем своим записям уникальные имена, компьютер гарантирует мне, что двух таких карточек не может существовать физически. За то все они имею человекочитаемый вид. И 95% мыслей открывается через ctrl+о и еще 5% иногда нужно поискать полнотекстовым поиском — которого у Лумана не было. А у нас есть. Поэтому все вот эти 202 202 200 321 себе оставьте.

Workspaces же я не использую, потому что Картотеку я использую ДЛЯ ВСЕГО о чём пишу и думаю. И хранятся у меня вперемещку и личные, и рабочие записи. Не попадают в мою Картотеку только данные, которые могут подпадать под NDA и прочие штуки безопасности, но за все 1,5 года что я веду Картотеку таких мне не попадалось.

Да, у меня есть в Картотеке ссылки на такие материалы. Но они хранятся где-то еще, в Картотеке только мета-информация. Поэтому даже уволившись два года назад из фирмы, я могу по телефону сказать где и какой файл для работы лежит, не имея доступа к самому файлу. В результате я не помню саму информацию, но помню где её взять.

Рутина

Собственно, как проходит моя рутина? Со списком дел я работаю преимущественно по Джедайским техникам Максима Дорофеева. Что это значит? Это значит, что в Todoist, как главный список дел, ничего не должно попадать автоматически. Любая задача записывается подумав, только вручную. Это сразу же отсекает любые интеграции с какими бы то ни было внешними системами. Как не работает копи-пейст в Картотеку, так и не работает копи-пейст в задачи.

Хотя никто не запрещает вести несколько ToDo листов я веду только Todoist. Но в нём всё разбито на проекты, и есть как личные, так и корпоративные. Вполне могут быть отдельные списки дел в корпоративных информационных системах, внутри образовательных курсов в виде расписания учебных занятий и так далее. Но если задача не попала в мой Todoist, то скорее всего она не будет выполнена. Иногда с трагичесикими последствиями. 😓

Как же тогда стыкуется мой личный список с корпоративным и учебным? А очень просто. У меня в списке дел есть запланированные мероприятия для:

• Проверки почты;
• Проверки корпоративных систем;
• Ежедневного разбора задач;
• Еженедельного разбора задач.

И если появляются еще какие-то источники задач, их проверка и обработка появляется в Todoist отдельным видом работы. Таким образом получается, что мой личный список дел, это мета-список по всем проектам в которых я играю какие-то роли.

А с Картотекой списки задач стыкуются с помощью создания «Ежедневной записи» в Obsidian.

Проверка почты

Три раза в день я проверяю все свои почты. И личные, и рабочие. В остальное время все уведомления от почтовых клиентов отключены. Все кому может быть важно СРОЧНО со мной связаться об этом предупреждены. Не попали на послежнюю вечернюю проверку почты? Ну извините, о вашем письме я узнаю только следующим утром. И с какой-то вероятностью, если сам полезу написать письмо и замечу непрочитанное. Как Дорофеев по умолчанию делать письма прочитанными я всё еще боюсь.

Проверка корпоративных систем

Всё примерно то же самое, как и с почтой. При этом, если задача может быть решена быстро, она будет выполнена на месте, если нет — я перенесу её в свой Todoist.

Ежедневные и еженедельные разборы задач

Это задачи в рамках которых я занимаюсь планированием в соответствующих масштабах времени и немного стратегированием.

Ежедневный и еженедельный разборы — это единственное время, когда задачи могут быть переосмыслены. В другое время, если задача в список попала — она должна быть выполнена. На этих же разборах принимаются решения по поводу задач, которые уже второй месяц в истории изменений заспамлены «Задача перенесена на следующий день».

Таким образом по времени разнесены роли. «Исполнитель» берет заачу из списка и делает. Если он её не делает, значит или не понимает как сделать или не хочет. С не хочет работает часть модели, связанная с психологией и лидерством. С «не понимает как сделать» — должен поработать «Мыслитель», чтобы переформулировать задачу.

Как один из экспериментов, который я провожу по следам курса Системное саморазвитие, я разметил свои задачи по стадиям жизнедеятельности. И ролям, которые создают/выполняют задачи. За месяц уже успел заметить, что особенные трудности у тех задач, где есть неоднозначность в роли/стадии.

Ежедневная заметка в Obsidian

Теперь о ежедневной заметке. Это «мостик» между списком дел и Картотекой. Ежедневная заметка разделена на 2 блока: Todoist и Чек-лист, в котором я контролирую постановку новых привычек.

Есть еще третий блок, это просто чистый лист, куда я записываю какие-то заметки в течении дня. Знаете, примерно, как чистый лист на котором хочется рисовать дудлы во время телефонного разговора.

В блок «Todoist» я переношу выполненные задачи из Todoist’а и пишу по ним краткие отчеты, если для выполнения задач использовалась картотека — создаю ссылки. Таким образом я размышляю письмом о проделанной работе.

Мне это не подходит, у меня слишком динамическая среда

У меня тоже! Большую часть времени на работе я играю роль Менеджера, и моя работа на 80% состоит из телефонных разговоров, совещаний, срочных дел. Меня часто отвлекают вопросами, а когда все были на удалёнке дома есть еще жена и дети.

Конечно, если какое-то дело прилетело «вот прямо сейчас» — я возьмусь за него. Но всё равно, прежде чем его начать я:

1. Запишу его в список дел, подумав не могу ли я его делегировать, проверив нет ли конфликтов с календарём и так далее. Всё равно оно пройдет все фильтры.
2. Запишу в комментарий прерванной задачи на чём остановился и «Завершу работу» с этой задачей.

Это позволит мне потом быстрее в неё погрузиться вновь. Наоборот, такой режим работы, выработанный за год позволяет делать дел больше. Оказывается вдруг, что очень многие срочные дела не такие уж и срочные.

Контроль и планирование

Вот что у меня точно не получается — это техника Pomodoro. Именно потому, что отвлечь могут в любой момент. Такие прерывания, когда запущен таймер только добавляют фрустрации и обвинений самого себя, что вот опять приходится переключаться.

В очень исключительных случаях, например, когда сидишь и пишешь длинный текст, можно пользоваться помидоркой, чтобы корректировать куда идёт мысль. Но это же всего одна сторона использования техники Pomodoro. Вторая сторона — планирование работ на базе предыдущего опыта по этой причине не доступна.

В рамках эксперимента, в ходе курса я решил попроблвать инструмент TMetric. Почему его? Потому что я вбил в поисковик «логгер, который был бы совместим с Todoist» и он выпал в первых строчках. Пользуюсь я им с января, и пока очень доволен. Процесс очень простой, прежде чем начать делать задачку — нажимаю кнопку старта таймера в Todoist. Автоматически добавляется задача с таким же названием и проектом в TMetric. И потом можно удобно сделать выгрузки по затраченному времени, на основании которого в будущем можно планировать другие похожие задачи.

В качестве бонуса теперь шокирую всех окружающих тем, что могу с точностью до 5 минут сказать сколько и на что я трачу времени. Так как в лог попадают только задачи из списка дел, и за неделю набегает ≈40 часов. То имея в виду, что еще столько же я трачу на сон получается, что на «безделье» уходит целых 45% времени. Что, вообще, говоря довольно не плохо.

Я примерно знаю из чего эти 45% состоят, но до сих пор не решил хочу ли я сделать их логгируемыми, добавив в список дел. Дорофеев так и советует для всяких «паразитных» активностей, вроде социальных сетей. Не можешь совсем без них, отведи на них отдельное время в списке дел.

Или вести их как-то отдельно. Это еще предстоит застратегировать. Свободное время, когда я не отчитываюсь сам перед собой тоже иногда хочется иметь. 😇

Список проектов и список списков в Todoist

Но, план — ничто, планирование — всё. Кроме ежедневных и еженедельных сессий планирования и стратегирования иногда я сажусь задуматься над дальнейшей жизню на четвертом уровне внимания. Группы в Todoist всегда актуальна моим планам. Когда я работаю на корпорацию «Х», у меня есть отдельная группа для корпорации «Х», когда у меня появился новый проект «Магистратцра МФТИ», появился и отдельная группа задач «Магистратура МФТИ». И эта структура всегда имеет отражение в Картотеке. Есть отдельная запись с перечнем текущих проектов.

В отличии от Лумана и даже от рекомендаций Аренса я в свою Картотеку складываю буквально всё. За год ведения Картотеки она на 80% заменила мне даже файловый менеджер. Потому что все файлы я добавляю как записи, и кроме самого файла у него появляется вся необходимая метаинформация, ссылки на проекты и всё прочее. Поэтому в одном Workspace совмещены и подход Zettelkasten с простыми атомарными записями, и Wikipedia с тяжелыми страницами обо всём на свете, и записи относящиеся к проектам.

На графе это всё выглядит ровным серым полотном, но с помощью фильтров и поисковых запросов я могу подготовить любой workspace для себя. И какие-то идеи из корпоративного экзокортекса могут стать субстратом для своих проектов, и наоборот, мои эксперименты по личной собранности находят применения в рабочих проектах. Тут я на 100% согласен с тезисом «варварского» подхода из учебника — берите и делайте, оставляйте что работает, что не работает само отомрёт.

И если раньше первой программой, которую я открывал на компьютере был браузер, то теперь это Obsidian (А уже потом браузер, и то только потому что именно в нём живёт Todoist и TMetric).

Возвращаясь к вопросу объединения экзокортексов

Возвращаясь к первоначальной проблеме объединения всех экзокортексов. Я постарался описать мой подход к решению этого вопроса, не знаю получилось ли у меня. Но главная мысль которую я хотел бы донести, что Obsidian может быть мета-мета системой по отношению к любому технологическому стеку. Да, наверное, это увеличивает накладные расходы по времени, но это плата за осознанность.