Вот здесь я начал рассказывать про опыт канбанизации отдела по постпродакшену и паблишингу. Но там я больше рассказывал о том, как команда отнеслась к внедрению. А здесь расскажу немного больше о той непоправимой пользе, которую мы намереваемся этому отделу нанести.
Отдел уже на протяжении лет использует канбан доску Трелло для ведения работ. Однако настроили они её своеобразным образом. Они создают по колонке для каждой новой недели, для которой подготавливают контент. А учёт прогресса работ ведут чеклистом внутри каждого тикета. Команда состоит из десяти человек, двое их которых являются чем-то вроде менеджеров. Один - куратор контента. Он транслирует контент на недели. Один - контент менеджер. Он занимается дата энтри. Оба “как-то” менеджуют работу остальных рабочих. Как они это делают, они знают из устных договоренностей.
Что мы имеем на выходе? Ну в принципе весь букет дефектов, который себе только можно представить. Каждый участник даёт сбой где-то в одном случае из десяти. Что есть много. Ещё чуть-чуть не так много чтобы это побуждало пользователей жаловаться в открытую, но достаточно много чтобы это побуждало жаловаться предпринимателя, потому что он чутко чувствует тенденции.
Изнутри этот пайплайн меняться не хочет и не может. Менеджеры говорят что не представляют как можно вести пайплайн по-другому чтобы не было ещё хуже. И что с сотрудниками проводится беседа чтобы те работали “тщательнее”. Я знаю эту песню из моего собственного опыта работы в отделе веб-разработки и обзавёлся полномочиями провести в отделе канбанизацию. Вот, и теперь начинается часть про мою работу.
Я взял под руку нашего скрам-коуча, сказал волшебное слово “тыжскрамкоуч” и стал смотреть что он делает.
Мы собрали полный коллектив. Они наверное чертыхались, но вслух ничего не сказали. На встрече немного порадовались что наконец-то увидели всех в лицо. С коллектива мы собрали описание процесса как они его видят от А до Я, записали всё на пост-итах и выстроили в хронологическом порядке. Получилось вполне линейно. С двумя оговорками.
Во первых в одном месте производство двух частей контента шло параллельно. А Трелло не умеет распараллеливать канбан. Мы решили это так, что поставили эти два блока друг после друга и создали правило, что когда карточка попадает в первый блок, она должна копироваться и во второй и что только когда обе карточки пройдут каждая свой блок, вторая “теневая” карточка стирается и первая может двигаться дальше. Ответственность на создание карточек повесили на контент менеджера. Решение работает на удивление хорошо.
И во вторых оказалось что процесс курирования лишь косвенно связан с процессом создания путём назначения дедлайнов. При этом мы обратили внимание на то, что вся доска до этого была заточена как раз на удерживание внимания на дедлайнах. Тут мы поняли что куратор будет менее всего рад нашим изменениям. И действительно, куратор перестал “видеть” свой план и ушёл для работы с ним куда-то в тень, куда, я ещё не знаю.
На основе полученного списка пост-итов, мы создали списки канбана. При этом мы не стали создавать новую доску, а поместили их прямо в ту-же доску, где люди уже работали до этого. В каждый список мы цветными карточками поместили правила того, что должно происходить в этом списке. А недельную структуру дедлайнов вынесли в лейблы - теперь на каждую неделю создаётся новый лейбл, по которому можно фильтровать карточки, чтобы отследить прогресс карточек именно одной недели. Поле “дью-дейт” также используется - оно хранит информацию о конкретном дне публикации.
Потом, в назначенный день снова собрали коллектив и торжественно провели миграцию карточке из старого блока список в новый.
Дальше мы создали общий коммуникационный канал в Слеке и сказали писать все проблемы туда. Тем не менее мы перестраховались и стали каждый день собирать ключевых людей коллектива для насильного выявления несоответствий и их устранения. Задаём два вопроса - “Карточки двигали? Сюрпризы были?”. Голова кружилась у людей вроде первые дня три. Потом стало спокойнее. Несостыковок выявили несколько, но ничего критичного. Вот да, только куратор плакал и хотел назад. Удовлетворение его потребностей ближайшая задача.
Для полноты добавлю, что это только первые два шага канбанизации этого отдела. Дальше следует: 3) определить лимиты допустимого количества карточке для каждого списка. 4) Внедрить метрики успешности пайплайна. 5) Поселить в коллективе дух непрерывного improve and adapt.
Ну и потом, взяв опыт этой трансформации, нужно идти дальше по отделам и смотреть что делать с ними, как разгружать им мозги. Кому-то тоже канбанизацию провести, а кому-то что то другое лучше подойдёт.