Тизер тривиальный. Как и всякая истина, которая банальна для всех, кроме того, кто ее прожил.
- технологии коллективной записной книжки без дисциплины - ничто. Это даже не дисциплину, а культуру придется родить.
- блокнотики - отличный старт, но пусть лучше сразу будут цифровыми и пошаренными
- моделирование таблицей круче моделирования текстом. моделирование текстом круче моделирования в голове.
Чтобы написать этот пост, пришлось специальным образом сосредоточить внимание на информационных системах и технических способах обмена результатами коллективного умственного труда. Высвеченное фонариком оказалось неожиданным. Сил придумать решение не хватило, будем считать это пока постановкой задачи.
Удалёнку перемогли
С одной стороны, мы этом обладаем достаточно современным уровнем ИТ-инфраструктуры и удаленным доступом к ней. В 2020 году мы безболезненно перешли на удаленку, всего лишь докупив серверных мощностей. Среди общефирменных инструментов экзокортекса:
- сетевое хранилище файлов. Когда оно у нас “случайно” обрушилось в начале 2021 года, это впрямь было похоже на удар трубой по голове. Компания пару месяцев приходила в себя
- 1С как огромное хранилище чего угодно и доступный каждому сотруднику вход в Базу данных. Всё вокруг ERP, кроме непосредственно самого механизма планирования - прям очень удачная формулировка!
- электронная почта: до сих пор там хранится очень много; особенно у бухгалтерии/бэк-офиса
- база знаний. Заходов на эту тему было уже два, и оба результата пока кривые. Я так и не нашел пока однозначного ответа, есть ли удачные примеры реализации этой задачи. В ходе знакомства с coda.io, увидел как это воплощено у WebFlow. Если правильно понял, то секрет их успеха в выращивании базы “снизу вверх”.
То есть с хранением в цифре основных рабочих продуктов - нормально.
С другой стороны, полная архаика в культуре оцифровки работ:
- собрания учредителей - ведём протокол в Еверноуте, дублируем в почте, ниже по исполнителям задуманное расползается P2P-заданиями; ревизия нерегулярная, на ответственности секретаря (меня);
- собрания гендиректора и мидл-менеджеров - сеть бумажных блокнотиков: несвязанных, труднообновляемых. По оценке директора, основная засада даже не в том, что мидлы забывают задания. Основная проблема, что не поняли, как решать. Или поняли на встрече, но забыли к моменту исполнения и постеснялись спросить. То есть надо не просто вести протокол в цифре, но сохранять при этом много деталей.
- собрания мидл-менеджеров с рядовыми сотрудниками.
- оцифровка задач есть у 3х коммерческих отделов из 6: они ведут работу с проектами и рутинными продажами в “Битриксе”
- 2 технических подразделения не имеют хелпдеска или т.п. системы работы с инцидентами. 1С закрывает только выполнение работ, которые проистекают из типового процесса
- бэк-офис весь в блокнотиках, почте, отчасти в Гугл-таблицах.
- особняком стоит ИТ-подразделение: специфика отрасли автоматом ведёт к тому, что у них есть и система ведения версий (свой Git-сервер), и система учета работ (Jira). Прозрачная трассировка от тасков к их результатам. Более того, в Jira ходят коллеги из всей фирмы, чтобы следить за статусом своих ИТ-задач.
ОЧЕНЬ много блокнотиков!!!
Нормально, что всё начиналось с них 8 лет назад на старте фирмы - почему же до сих пор все ходят с ними?! Удалось понять основные претензии:
- в современных системах долго записывать и долго отмечать исполнение. Нужна простота записи на лету и готовые шаблоны для разных ситуаций совместной мозговой деятельности
- непонятно с какого уровня вводить задачу, а какую сделать на лету. Придумали, что тут надо ориентироваться на:
- правило GTD про 2 минуты;
- “правило 3 гвоздей”, когда жизнь дожмет до записи;
- субъективный индикатор важности задачи для того, кто ее ставит
Пример, когда экзокортекс помог.
В начале 2021 года учредители наметили ряд проектов развития. Я настоял, чтобы мы записали их не текстом, а в чуть более сложной гугл-таблице. ГД и мидлы получили их, и на том трекинг задач был завершен. В конце августа мы собрались, чтоб оценить трекшн - и двое из пяти участников встречи горячо поблагодарили меня, что эта таблица родилась. Т.к. мы не просто обсудили текущий статус, но и прикинули статистику успешных-провальных-подвисших идей. А также оценили, где начальные оценки были ошибочны. И это спустя 8 месяцев перерыва с первого обсуждения. Вот где сила "коллективной записной книжки"!