Наверняка многие сталкивались с проблемой "захламленного" почтового ящика. Множество непрочитанных писем, до которых, возможно, вы никогда не дойдете. Огромное количество писем, ожидающих вашего ответа, но оставленных на потом, так и остались без внимания и начали покрываться информационной пылью.
Если у вас много деловых переписок с партнерами и коллегами, вам просто необходимо навести в этом порядок. Обрадую, вы не одни, кто с этим столкнулись, и далеко не первые, кто решит эту проблему раз и навсегда.
Гендиректор компании JetForm Айтек Тэнк предложил простой и доступный способ организации электронной почты Inbox Zero. Как следует из названия, метод заключается в том, чтобы держать свою папку "Входящие" пустой.
Принципы метода нельзя назвать новаторским, схожие техники применялись еще в далекие времена для бумажной корреспонденции. Кроме того, Дэвид Ален в книге "Как привести дела в порядок" описывает подобную практику. Тэнк просто приспособил ее для электронной почты.
Есть несколько шагов, которые помогут вам расчистить свалку в почтовом ящике и получить все блага электронной почты.
Очистите свой почтовый ящик
Да, все просто, откройте папку "Входящие", выделите все скопившиеся там письма и отправьте их разом в архив. Принцип вряд ли сможет вам помочь, если у вас накопились тысячи непрочитанных писем. Просто начните с чистого листа. Смелей!
Обрабатывайте свои письма по FIFO
Тут тоже все очень просто, открыли "Входищие", пролистали до самого первого письма, которое пришло к вам и начинайте работать с ним, постепенно приближаясь к последнему присланному письму. Таким образом вам будет проще работать с информацией, а ваши ответы получат те, кто первым написал. В современных почтовых сервисах есть множество полезных функций, которые облегчат вам и эту работу. Так например web версия outlook (и другие почтовые сервисы) соберет все присланные письма в рамках одного общения в группу, которую можно будет обработать за раз и не упустить порядок переписки.
Ответили - архивируйте
Помните о главном принципе Inbox Zero? Правильно, папка "Входящие" всегда должна быть пустой. Читайте письма одно за другим и либо отвечайте и архивируйте, если сообщение требует ответа, либо просто архивируйте, если ответ не требуется. Если вы не можете ответить на письмо в данный момент (в течение 2-5 минут), тогда необходимо сохранить детали письма в таск-трекере до тех пор, пока вы не сможете на него ответить. Обязательно установите дату, к которой ваш ответ должен быть готов и напоминание себе об этом.
Просто сделай это
Если письмо требует какого-то действия, которое займет 2-5 минут, просто сделайте это сейчас.
Закройте почту
Когда все шаги уже были выполнены и вы видите перед собой пустую папку "Входящие" просто закройте почту. Совсем. Выключить десктопную программу, закройте вкладку в браузере, сделайте что угодно, чтобы во время вашей работы вы не отвлекались на постоянно присланные сообщения, а руки не тянулись проверить почтовый ящик. Забудьте о почте на несколько часов, после чего повторите все шаги.
Вы можете снова открыть почту через несколько часов, обработать скопившиеся там сообщения, а затем опять вернуться к работе. Цель метода Inbox Zero — заставить себя не отвлекаться на входящие письма. Вы должны управлять своим почтовым ящиком, не он вами. Айтекин Тэнк