Почему задача "не берётся"

Новая грамотность
1

Впервые о практике "канбан" я услышала от коллег год назад. На тот момент я сделала заметку в голове, что это действительно здравая мысль - разбивать дела на очень мелкие шаги, но применение этой техники реализовывала слабо. Я часто думала, почему некоторые задачи "не берутся". Вроде бы записываешь их в списке дел, а результата "0". Составляя список дел по работе, я поняла, что во многих случаях я записывала практически последний этап. Например, составить презентацию с описанием идеи проекта. Вроде бы все четко сформулировано. Однако, для того чтобы приступить к презентации, необходимо сделать подготовительные шаги: изучить источник (куда подаем презентацию), изучить материалы коллег, которые пригласили поучаствовать, поразмышлять "какую идею ты хочешь донести и выдвинуть ее на первый план" и уже потом можно попробовать приступить к составлению самой презентации.

Практика канбан: разбивка дела на мелкие шаги кажется крайне простой, но то как она действует вызывает у меня восторг. Я стала прекрасно понимать, что недостаточная проработка плана по реализации какой-то даже небольшой задачи может просто привести к полному невыполнению. Отличная мысль "Проблема не в прокрастинации, а в том, что она не нарезана до простых шагов" (Что такое роль? | Системное саморазвитие: Введение в системное мышление (system-school.ru)). Таким образом, вывод до смешного прост: чем лучше сформулирована задача и все входящие в нее подзадачи - тем больше вероятности успеха в выполнении этого дела. То есть, в случае, если задача была запланирована, но не выполнена, необходимо разобраться, получить обратную связь "почему определенное дело не выполнено" когда оно было запланировано. Уверенна, что зачастую ответ будет в том, что проект не был четко разбит на дискретные шаги, которые особенно важны на начальном этапе реализации работы.

Другой момент, с которым столкнулась на работе - невозможность сотрудников самостоятельно разбить работу на мелкие задачи. В связи с этим приходится делать это самостоятельно: разбивка на мелкие задачи по каждому проекту. Кстати, это отнимает немало усилий, ВРЕМЕНИ, энергии. Практика дать более широкую задачу, не дискретную операцию, привела к провалу на данный момент. Скорее всего с кем-то получится вывести планирование дискретных шагов в личные обязанности сотрудника, а вот некоторые останутся работать по списку, который составила им я (кстати, навязывая тем самым свое виденье решения задачи и свою картину мира).

2

Наталья, спасибо большое за пост!
На самом деле, мы к вопросам планирования еще вернемся в рамках тренинга 10)
И как вы, возможно, догадываетесь, планирование работ в единицах задач (область интересов операционного менеджера) будет тесно связано с понятием “практика”. Чтобы запланировать задачу, надо знать, как именно ее выполнить (практика). И мы будем говорить, что по-хорошему, операционный менеджер сам не декомпозирует задачи, а заставляет это делать исполнителей других ролей по предложенным методикам (например, канбан), а сам отслеживает соответствие нарезки методике, выполнение задач, регулирует выделенные на выполнение ресурсы.
С проектом в целом все еще интереснее) там будут не только отдельные практики, а целые группы практик (стадии ЖЦ), и еще и группы работ (этапы проекта). Что это такое, как они связаны и как с этим бороться – еще обсудим)
Возможно, после этого тренинга поменяется понимание планирования работ.

3

Я думаю многие люди сталкиваются с этой проблемой, и я тоже с ней сталкивалась: писала бесконечные списки дел, не выполняла половину из них, получала разочарование и раздражение, переносила невыполненные задачи на следующий день и все повторялось снова. Действительно очень важно не только поделить задачу на более простые, но и анализировать, почему она не выполнена. Это “почему” взяла себе на заметку

4

Экзокортекс? В том же Notion формализуешь процессы максимально подробно (в первом приближении можно поручить сотруднику, потом шлифануть самой), чтобы тем, кто придет после них (а они придут, мне кажется, при такой постановке вопроса), было проще решать эти задачи и был какой-то референс.