Наверное, каждый участвовал в собраниях. Для меня это явление часто негативное, которое не приносит пользы. После очередного негативного собрания решил поразмышлять и попробовать понять причину провального собрания, а также разложить собрание по ролям.
Погуглив выяснил, что выделяют следующие собрания исходя из целей:
- Определение проблем и путей их решения. Результат – список проблем и ответственных за их решения.
- Принятие решений по конкретному вопросу. Результат – решение принято, закреплен план выполнения.
- Информирование сотрудников. Результат – сотрудники поняли информацию, поведение сотрудников изменилось с учетом нововведений/изменений.
На неделе участвовал в 2 собраниях: одно очень понравилось, и я бы назвал его конструктивным, второе, наоборот не понравилось – его буду называть деструктивным. Каждое собрание в таблице ниже кратко расписано по категориям.
Исходя из таблицы, основной проблемой деструктивного собрания, на мой взгляд, является его слабая организация. В деструктивном собрании не была четко указана цель и материал обсуждения перед собранием, т.е. цель формулировалась уже на самом собрании. Поэтому в том числе не было возможности заранее оценить необходимость участия в собрании. Поскольку цель не была указана, большая часть времени была потрачена на ее формирование, обсуждение и согласование, а формат собрания перешел в дискуссию. В результате собрание длилось вместо запланированных 30 минут целый час. С другой стороны, выяснилось, что дискутировать особо не о чем, поскольку есть конкретная задача, выполнение которой требует руководитель, т.е. тип собрания должен был быть информационным. В итоге полная прострация и непонимание что делать и зачем было потрачено время.
С другой стороны, в конструктивном собрании заранее было понятно зачем оно проводится и разослан материал для обсуждения, что в итоге привело к сокращению времени его проведения с запланированных 30 минут до 10 минут. В результате получено четкое понимание как двигаться дальше по проекту.
Попробую поразмышлять с точки зрения ролей… Должна возникнуть необходимость проведения собрания, т.е. кто-то должен встать в роль предпринимателя и понять, что есть необходимость в проведении собрания. Собрание кто-то организовывает и проводит – выполняет роль менеджера. На мой взгляд у роли предпринимателя и менеджера собрания в идеале должен быть один исполнитель, тогда менеджер четко понимает цель собрания и может ее заранее донести до остальных участников. Чаще всего участники собрания являются системой, которая генерирует продукт (например, протокол) и использует его. Участники собрания, на мой взгляд, чаще всего входят в роль инженера, чтобы получить мемо или протокол, который формирует секретарь (менеджер). Получается, что провальное собрание очень часто связано с низким качеством выполнения роли менеджера. Это видно на примере деструктивного собрания, где мне пришлось встать в роль лидера, чтобы мотивировать кого-то встать в роль менеджера для пояснения цели собрания. В итоге в эту роль вставали все по очереди и высказывали свое мнение о цели собрания. Менеджеров стало много, инженеров мало, время собрания увеличилось, и в итоге результат отрицательный.
Для себя сделал вывод, что если мне приходит приглашение на собрание и я не понимаю цели собрания, то нужно понять кто выполняет роль менеджера и переговорить с ним или встать в роль лидера и мотивировать кого-то встать в роль менеджера и подготовить всех участников к собранию.
| Конструктивное | Деструктивное | |
| Цель собрания | Принятие решений по конкретному вопросу (согласовать с заказчиком дальнейшую работу по проекту) | Скорее всего определение проблем и путей их решения Цель не указана до начала собрания, потребовался вопрос на собрании |
| Понимание цели | Я точно знал зачем мне собрание и какой вопрос я на нем решу, что буду говорить и показывать | Цель не понял |
| Тип | Планирование/согласование работ | Дискуссия, а должен быть информативный |
| Формат | On-line | Вживую |
| Подготовка к собранию | Перед собранием был сформулирован вопрос, который будет обсуждаться, и предлагаемые варианты решения и отправлены участникам собрания | Создана группа в Telegram для согласования начала собрания, материал получен на собрании |
| Число участников | 5 | 6 |
| Число активных участников | 3 | 6 |
| Результат | Согласованы дальнейшие шаги по проекту | Понял, что есть задача от руководителя |
| Затраченное время | Запланировано 30 минут, по факту – 10 минут |
Запланировано 30 минут, по факту - 1 час |
| Эмоции | Положительные, желание выполнять работу |
Негативные, желание уволиться с работы:) |