Чтобы выполнить практики, надо назначить на них работы. Это значит, что вы определяете цель, которую хотите добиться, выбираете роли, которые нужно для этого сыграть, и конкретные практики, которые нужно выполнить, а потом составляете себе список задач по каждой ролевой практике. Например, вы хотите поменять принципы планирования работ, которыми пользуетесь сейчас. Для этого надо выполнить практику медленного чтения с заметками главы 10 учебника «Введение в системное мышление», «Джедайских техник» М.Дорофеева или «Как привести дела в порядок» Д.Аллена, потом описания в заметках новых принципов планирования, потом применение этих принципов при планировании задач на день, неделю, месяц, отслеживание изменений в учебных, рабочих и иных проектах в результате применения новых принципов.
На каждую из этих практик можно назначить работы: например, «прочитать одну главу М.Дорофеева» с оценкой в 2-3 помидорки (роль – чтец, ученик), расписать принцип «Не планировать больше 20 помидорок на день» в заметках с оценкой в 1 помидорку (роль – мыслитель), «запланировать задачи на день с учетом лимита» с оценкой в 1-2 помидорки (роль – менеджер, планирующий), «оценить в конце дня количество и качество выполненных работ по новым принципам» с оценкой в 1-2 помидорки (роль – менеджер).
В приведенном примере прописываем конкретные роли (функции), назначаемые на задачи. Роль позволяет сориентироваться, если в процессе выполнения задачи что-то пойдет не так. Например, вы не знаете, как оценить количество времени на задачу, если ни разу еще подобные задачи не выполняли, или не знаете, как вести сравнительную статистику по задачам. Зато вы знаете, что планирование работ – это менеджерская практика, и поэтому можете обратиться к книжкам и блогам по менеджменту, в которых найдете ту информацию, которая вам нужна.
В рабочих проектах помимо ролей (функций) надо будет прописывать и конкретных исполнителей (оргзвено, конструкция), которые будут выполнять функцию (ролевую практику). В личных проектах все легче и сложнее одновременно: у вас нет команды, есть только вы как исполнитель многих ролей. С одной стороны, это легче, потому что не надо уговаривать других людей исполнять роли; с другой стороны, это сложнее, потому что надо уговорить себя, а потом еще и переключаться между ролями. И если вы не прописываете явно исполняемые роли, то вы можете не понимать, почему у вас не получается какой-то проект по обучению. Вам может казаться, что в проекте обучения, например, 3D моделированию, вы исполняете только роль ученика, но на самом деле это не так. Чтобы проект завершился успешно, вам надо сыграть роль предпринимателя, чтобы определить, что вы хотите сделать, зачем, какие ресурсы есть на обучение (включая самый ценный – время); потом роль инженера, чтобы определить, что именно будете изучать, какие курсы с учетом лимита по бюджету и срокам пройдете, а потом начать исполнять и роль менеджера: определить, в какие дни недели можете посвятить время обучению, как должно выглядеть ваше рабочее место, запланировать конкретные работы, и подключить еще и роль ученика. Причем каждую роль вам придется сыграть не по разу, а постоянно отслеживать важные альфы – объекты внимания – в каждой из них.
Как предпринимателю вам придется следить за использованием ресурсов и ситуацией на рынке 3D моделирования: какие там изменения и тренды, куда пойти работать и как дойти до зарабатывания денег быстрее, чем через год. Как инженеру-архитектору вам нужно будет следить за ростом уровня мастерства в 3D моделировании и корректировать программу обучения / проверки востребованности на рынке. Как менеджеру вам нужно будет следить за тем, что ваш «конвейер по изготовлению мастера» работает исправно, что вы не выгораете, даете себе отдохнуть, что вы планируете работы и выполняете их, выявлять «узкие места» конвейера (например, вы планируете работы на вечер, но вечером у вас постоянно другие заботы и хлопоты – значит, надо выбирать другое время обучения или распределять иначе другие дела). И наконец, как ученику вам нужно будет выполнять работы, решать задачки, изучать инструменты 3D моделирования, вступать в профессиональные сообщества и делиться опытом. Все роли будут важны для успеха личных систем.
Когда переходим к планированию работ, нужно установить для себя какие-то базовые принципы, согласно которым будем составлять списки задач. Конкретные принципы хороши описаны в книгах «Джедайские техники» М.Дорофеева и «Как доводить дела до конца» Д.Аллена. Здесь укажем только некоторые из них:
- Надо записывать все дела, которые нужно сделать, как только они пришли вам в голову. Если вы не будете выполнять какие-то задачи (работы) в ближайшие пару дней, то установите себе срок, когда вы к ним вернетесь.
- Регулярно закрывать или переоценивать задачи. У вас наверняка есть задачи, которые давно болтаются в статусе «надо сделать». Если вы не выполняете их несколько месяцев – либо повышайте приоритет и делайте, либо выпиливайте из вашего списка дел, потому что они на самом деле вам не нужны.
- Адаптируйте список задач на день, неделю, месяц с учетом поступающей информации. Убирайте задачи, которые больше не актуальны, добавляйте новые.
- Делегируйте все рутинные задачи, которые можете делегировать в рамках личных ограничений по ресурсам и бюджету. В первую очередь перекладывайте труд на ваш экзокортекс (принцип «пусть потеет машина»[1]). Вместо того, чтобы самостоятельно вести статистику потраченных часов на чтение, решение рабочих задач, можно использовать Focus To-Do и встроенный в приложение модуль статистики. Вместо того, чтобы искать нужную заметку руками среди тысячи листов с записями, стикерами, можно вести базу знаний в Notion, Obsidian или Joplin и находить заметки при помощи поисковой строки. Также, если вы занимаете ответственную должность, можно найти личного помощника, которому можно будет делегировать рутину, или воспользоваться сервисами личных помощников по подписке.
- Вести список проектов и регулярно делать что-то по каждому из приоритетных проектов. Часто люди имеют список из 2-4 приоритетных «прямо сейчас» проектов, но каждую конкретную неделю посвящают только одному из них, а остальные проекты в это время пылятся на полке. В итоге один проект двигается, целевая система воплощается, версии повышаются – а в остальных ситуация не улучшается и может даже ухудшиться. Не допускайте ситуаций, когда вам придется бросать все и тушить пожар на каком-то проекте. Выделите себе несколько (не больше 4 одновременно) приоритетных проектов на месяц, и потихоньку делайте задачи по каждому из них, не позволяйте никакому проекту подвиснуть. В итоге к концу месяца вы продвинетесь больше по каждому из проектов, чем человек, который регулярно тушит пожары то там, то тут.
- Заносить в календарь таймслоты на проекты и роли, а внутри таймслота планировать конкретные задачи в помидорках. Работа склонна поглощать все отведенное ей время. Поэтому время на выполнение проектов надо сознательно ограничивать: во-первых, таким образом вы сможете уделить внимание всем приоритетным проектам, а во-вторых, ограничение времени заставит вас быть более изобретательным в способах выполнения задач, искать варианты сделать их быстрее и дешевле. Кроме того, так вы формируете себе выполнимое, привязанное к реальности расписание: если вы знаете, что на обучение на курсе «Введения» вы можете потратить 3 часа в день, то вы запланируете себе задач на 3 часа, а не на 5 или 10.
- Группировать похожие задачи. Если в рамках проекта есть похожие задачи, например, надо практиковать помодоро несколько часов в день и записывать отвлечения от задач, то их лучше сгруппировать и выполнять примерно в одно и то же время. Таким образом вы потратите на них в совокупности меньше времени, чем в случае, когда они будут выполняться в разное время.
- Декомпозировать задачи до самых мелких и выполнимых. В идеале одна задача не должна занимать больше 1-2, реже 3 помидорок, и в рамках задачи вы выполняете только одну практику. Например, вы пишете пост или подраздел поста и понимаете, что у вас есть сомнения в правильности какого-то предложения, и вам надо поискать подтверждения вашей позиции. Вы не отвлекаетесь на это в рамках текущей задачи, а помечаете сомнительное место и ставите себе отдельные задачи «найти подтверждение моему утверждению» и «переделать часть поста, если утверждение неверное». Если задача занимает больше 1-2-3 помидорок, то она почти наверняка слишком большая, включает в себя несколько разных практик или даже ролей, и ее надо разбивать (декомпозировать) на более мелкие и посильные для вас. Тогда вам будет психологически легче эти задачи выполнить, и выполнение может принести радость (см 8 компонентов радости, способствующих достижению состояния потока в деятельности в главе 4).
- Записывать работы в формате «глагол + существительное». Вместо «описание возможности по чек-листу» пишите «описать возможность по чек-листу», вместо «отбор источников для ленты новостей» – «отобрать источники для ленты новостей» (эту задачу еще можно и декомпозировать, например, на «составить таблицу с критериями отбора источников новостей по робототехнике», «найти источники информации», «проверить их на соответствие критериям», «занести в таблицу», «выбрать самые подходящие по критериям источники»). Задачи, описанные в формате «глагол + существительное», легче понять и выполнить, они быстрее доходят до нашего сознания.
- Формулировать конкретные задачи в совершенном виде: «сделать» вместо «делать». В рамках таймслота вы что-то «делаете», находитесь в процессе: занимаетесь каким-то проектом или играете выбранную роль. Задачи же лучше формулировать как законченные дела с понятным результатом или рабочим продуктом: «составить таблицу критериев отбора» вместо «составлять таблицу», «прочитать 10 страниц учебника Введения» вместо «читать учебник Введения». Таким образом вы сразу указываете на конкретный итог задачи, что вы получите, когда ее сделаете. Когда человек не видит ощутимых результатов от своей деятельности, он начинает быстро выгорать. Не допускайте такого состояния, очерчивайте границы того, что будет сделано в рамках задачи.
- Указывать результаты вашей задачи. Этот пункт связан с предыдущим. Пропишите в явном виде, что хотите получить от задачи. Можно еще указать, как вы будете оценивать качество выполнения задачи (критерии приемки задачи), чтобы понять, нужно ли запланировать работы по улучшению полученного результата, или достаточно того, что было сделано сразу.
- Оценивать время на выполнение работ в помидорках. Это нужно для того, чтобы лучше декомпозировать задачи, плюс помогает не набить в календарь больше задач, чем вы физически сможете выполнить за день, и избежать разочарования.
- Тестировать разные принципы и способы планирования. Пробуйте внедрять разные принципы и отслеживайте результаты. Оставляйте только те принципы, которые вам помогают. Не стоит пользоваться неподходящими лично вам принципами только потому, что их кто-то порекомендовал.
Источник: учебник/онлайн-курс «Введение в системное мышление»